Wie lange muss ich Belege für Online-Nebenverdienst aufbewahren?

Zehn Jahre. Diese Pflicht gilt für Geschäftsbücher, Buchungsbelege und den Geschäftsbericht (Obligationenrecht Art. 957a Abs. 3). Für Privatpersonen mit Nebenerwerb empfehlen wir aus praktischer Sicht dieselbe Frist — das Steueramt kann rückwirkend prüfen und die Beweislast liegt bei dir.

Was zählt als gültiger Beleg?

Auszahlungs-E-Mails der Plattform, Bank-Eingangsbelege, Kontoausszüge mit markierten Eingängen, Plattform-Statements als PDF-Export sowie eigene Aufstellungen mit Datum, Plattform und Betrag. Wichtig ist die Rekonstruierbarkeit: Wer auf Nachfrage zeigen kann, woher das Geld kam und in welcher Höhe, ist auf der sicheren Seite.

Sind digitale Belege erlaubt oder muss ich Papier aufbewahren?

Digital ist erlaubt — sofern die Anforderungen der Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (GeBüV) erfüllt sind: Integrität (unverändert), Lesbarkeit über die ganze Frist, geordneter Zugriff. PDF, ZIP-Archiv mit Prüfsumme oder eine Cloud mit Versionierung erfüllen das praktisch.

Reicht ein Screenshot der Auszahlungs-Mail?

Ja, ein PDF-Druck oder ein Screenshot der Auszahlungs-E-Mail ist ein Beleg — sofern die wesentlichen Angaben sichtbar sind: Plattform-Name, Datum, Betrag, Empfänger. Idealerweise speicherst du die E-Mail zusätzlich als .eml oder .msg, um die Header (Echtheit) nachweisen zu können.

Muss ich Krypto-Auszahlungen anders dokumentieren?

Ja. Bei Krypto-Auszahlungen brauchst du zusätzlich den Wechselkurs am Auszahlungs-Datum (z. B. Snapshot von kraken.com oder bitcoin.de) sowie die Wallet-Transaction-ID. Damit kannst du die CHF-Bewertung nachweisen, die du in der Steuererklärung deklariert hast.

Belege für Online-Nebenverdienst: Aufbewahrungspflicht

Du hast eine Auszahlungs-Mail von einer Plattform bekommen, das Geld auf dem Konto, ein Eintrag in der Steuererklärung — und denkst: Erledigt. Stimmt nicht ganz. Falls das Steueramt Rückfragen hat, brauchst du Belege. Und zwar nicht nur dieses Jahr, sondern noch zehn Jahre später. Hier ist, was du wirklich aufbewahren musst — und wie du es so machst, dass es 2036 noch lesbar ist.

Hinweis Dieser Artikel ist eine Orientierungshilfe und ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung. Bei buchhaltungspflichtiger Selbständigkeit gelten zusätzliche Pflichten — Steuerberater oder Treuhänder konsultieren. Stand der Informationen: April 2026.

Direkte Antwort

Aufbewahren für 10 Jahre. Das gilt rechtlich für Buchhaltungspflichtige (OR Art. 957a Abs. 3) — aus praktischer Sicht ist es auch für private Nebenverdiener die richtige Frist, weil das Steueramt rückwirkend prüfen kann.

1. Die rechtliche Grundlage: 10 Jahre, OR 957a

Direkte Antwort: Die zehnjährige Aufbewahrungspflicht ergibt sich aus Artikel 957a Absatz 3 des Schweizer Obligationenrechts (OR). Sie gilt formell für Buchführungspflichtige — aber das Prinzip greift auch für Privatpersonen mit Nebenerwerb.

Konkret schreibt OR 957a Abs. 3 vor: «Die Geschäftsbücher und Buchungsbelege sowie der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht sind während zehn Jahren aufzubewahren.» Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres — also bei Belegen aus 2025 zählst du ab 1. Januar 2026 zehn Jahre. Aufbewahren bis Ende 2035.

Für Privatpersonen, die Plattform-Einkünfte als Nebenerwerb deklarieren, gilt OR 957a streng genommen nicht direkt — sondern erst ab Buchhaltungspflicht (Einzelfirmen mit Umsatz > CHF 500'000). Aber: Das Steueramt kann rückwirkend bis zu zehn Jahre prüfen (Verjährung der Nachsteuer nach DBG Art. 152). Wer 2036 keine Belege für 2026 mehr hat, verliert den Beweis — und die Beweislast für geltend gemachte Abzüge liegt beim Steuerpflichtigen.

Quellen: OR Art. 957a (Buchführung), GeBüV — Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher, DBG Art. 152 (Verjährung der Veranlagung).

2. Was zählt überhaupt als Beleg?

Direkte Antwort: Alles, was eine Auszahlung der Plattform an dich plausibel macht. Idealerweise drei Ebenen: Plattform, Bank, eigene Aufstellung.

Ebene 1 — Auf der Plattform-Seite

Auszahlungs-E-Mail: Bestätigung mit Datum, Betrag, Empfänger. Im Posteingang als PDF speichern.
Plattform-Statement: Jahres- oder Monatsübersicht, oft als CSV oder PDF exportierbar.
Account-Screenshot: Der «Auszahlungen»-Bereich der Plattform mit allen Einträgen.

Ebene 2 — Auf der Bank-Seite

Konto-Auszug: Mit den eingehenden Überweisungen, Buchungs-Datum und Absender (Plattform oder PSP).
TWINT-Verlauf: Falls die Plattform via TWINT auszahlt — Export oder Screenshot der App.
PayPal-Transaktion: Bei PayPal-Auszahlungen die Detailseite mit Wechselkurs und Gebühren.

Ebene 3 — Eigene Aufstellung

Excel oder Tabelle: Spalten Datum, Plattform, Brutto, Gebühr, Netto, Bank-Buchung. Pro Auszahlung eine Zeile.
Eigenes README: Eine kurze TXT-Datei pro Steuerjahr mit Zusammenfassung «was war 2025?» — Total, Plattformen, Anomalien.

Diese drei Ebenen reden miteinander: Plattform-Statement zeigt CHF 250 Auszahlung am 14. März, Bank-Auszug zeigt CHF 250 Eingang am 16. März, eigene Tabelle zeigt CHF 250 in der Total-Spalte. Wer das hat, überlebt jede Rückfrage.

Faustregel: Eine einzelne Auszahlungs-Mail reicht in den meisten Fällen. Aber doppelte Belege auf zwei verschiedenen Ebenen (z. B. Plattform-Mail + Bank-Auszug) sind unkaputtbar — auch wenn die Plattform irgendwann offline geht.

3. Digital oder Papier? Was sagt die GeBüV

Direkte Antwort: Digital ist erlaubt — sofern die Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (GeBüV) erfüllt ist. Drei Anforderungen: Integrität, Lesbarkeit, geordneter Zugriff.

Die GeBüV (SR 221.431) ist die Verordnung, auf die OR 957a verweist. Sie definiert, wie elektronische Belege akzeptiert werden:

Integrität

Der Beleg darf nach der Speicherung nicht unentdeckt änderbar sein. Praktisch erfüllen das: PDF mit digitaler Signatur, ZIP mit SHA-256-Prüfsumme, Cloud-Speicher mit Versionierungs-Historie (z. B. Dropbox, Google Drive, OneDrive, Tresorit). Eine reine Word-Datei auf dem Desktop erfüllt es nicht zwingend — sie ist jederzeit änderbar.

Lesbarkeit über 10 Jahre

Das Format muss in zehn Jahren noch lesbar sein. PDF/A ist die Empfehlung — ein PDF-Standard, der explizit für Langzeit-Archivierung designt ist. Proprietäre Formate (.numbers, .pages, .keynote) oder veraltete Office-Versionen sind ein Risiko. Plain-Text (.txt) und CSV sind ebenfalls langzeit-stabil.

Geordneter Zugriff

Die Belege müssen pro Geschäftsjahr auffindbar sein — nicht in einem 5'000-Mails-Postfach versteckt. Eine klare Ordnerstruktur ist kein nice-to-have, sondern Pflicht.

Quelle: GeBüV — Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (SR 221.431), insbesondere Art. 9 (Datenträger).

4. Konkrete Format- und Ordner-Empfehlungen

Direkte Antwort: Eine Ordnerstruktur pro Steuerjahr, PDF/A als Standard-Format, ein ZIP-Archiv pro Jahresende mit Prüfsumme, eine Cloud-Sicherung an einem zweiten Ort.

Empfohlene Ordnerstruktur

Steuern/
└── 2025/
    ├── 01-Plattform-Auszahlungen/
    │   ├── videte_2025-jahresuebersicht.pdf
    │   ├── testingtime_2025-statement.pdf
    │   └── toluna_2025-payouts.csv
    ├── 02-Auszahlungs-Mails/
    │   ├── 2025-03-14_videte_chf-50.eml
    │   └── 2025-09-22_testingtime_chf-100.eml
    ├── 03-Bank/
    │   └── postfinance_2025-jahresauszug.pdf
    ├── 04-Aufwand-Belege/
    │   ├── smartphone-kauf_2025-04-12.pdf
    │   └── internet-jahresrechnung.pdf
    ├── 05-Eigene-Aufstellung/
    │   └── uebersicht_2025.xlsx
    ├── steuererklaerung_2025_eingereicht.pdf
    └── README.txt

Format-Standards

Beleg-Typ	Empfohlenes Format	Begründung
Plattform-Statements	PDF (idealerweise PDF/A)	Layout bleibt erhalten, keine Schriftart-Probleme
E-Mails	.eml oder .pdf	.eml behält Header/Echtheit; PDF reicht aber für das Steueramt
Daten-Exporte	CSV + PDF-Druck	CSV ist langzeit-stabil; PDF ist beweiskräftiger
Eigene Tabellen	XLSX + CSV-Export	Excel zum Arbeiten, CSV als langzeit-Backup
Krypto-Auszahlungen	Screenshot Block-Explorer + Wechselkurs-Snapshot	Wallet-TX-ID + CHF-Bewertung am Datum

Backup-Strategie

Lokal: Auf deinem Rechner, im Dokumente-Ordner.
Cloud: Synchronisiert auf einen vertrauenswürdigen Cloud-Anbieter mit Schweizer Datenschutz oder mindestens DSGVO/revDSG-konform (Tresorit, Infomaniak Drive, Proton Drive, oder Google/OneDrive mit revDSG-Zustimmung).
Jahres-ZIP: Am 31. Dezember alles in eine Datei steuern-2025.zip packen, zusätzlich auf einen USB-Stick oder eine externe Festplatte legen, die du im Bankschliessfach oder bei Verwandten lagerst.

5. Spezialfall: PayPal, Krypto und Gutscheine

Direkte Antwort: Auch nicht-CHF-Auszahlungen sind steuerpflichtig — und Belege müssen den CHF-Wert am Auszahlungs-Datum dokumentieren.

PayPal-Auszahlungen (EUR/USD)

Speichere die PayPal-Transaktions-Detailseite als PDF. Sie zeigt Brutto-Betrag, Gebühren und Netto-Betrag in der Original-Währung. Notiere zusätzlich den Wechselkurs zum Auszahlungs-Datum — z. B. von snb.ch (Schweizerische Nationalbank, tägliche Devisenkurse). Die SNB-Kurse sind die akzeptierte Referenz für die Steuerverwaltung.

Krypto-Auszahlungen

Drei Belege brauchst du:

Plattform-Bestätigung der Auszahlung in BTC/ETH/Stablecoin
Wallet-Transaction-ID (auf etherscan.io, blockchain.com etc. nachweisbar)
Wechselkurs-Snapshot zum Datum (z. B. CoinGecko, Kraken oder die offiziellen Daten der ESTV bei steuerlich relevanten Krypto-Werten)

Gutschein-Auszahlungen (Coop, Migros, Amazon)

Gutscheine sind eine Grauzone. Reine Sachzuwendungen ohne Bargeld-Auszahlungs-Option können nicht-steuerbar sein, wenn sie keinen klaren Geld-Wert haben. Sobald aber der Gutschein in Bargeld umtauschbar oder übertragbar ist, ist er Einkommen. Im Zweifel deklarieren — und den Gutschein-Code samt CHF-Wert dokumentieren.

6. Was passiert ohne Belege?

Direkte Antwort: Bei einer Rückfrage des Steueramts ohne Belege werden geltend gemachte Abzüge gestrichen, und das Einkommen kann nach pflichtgemässem Ermessen festgesetzt werden — meist zu deinen Ungunsten.

Konkret bedeutet das:

Hast du Aufwand-Abzüge geltend gemacht (z. B. Internet-Anteil, Hardware-Abschreibung) und kannst sie nicht belegen, werden sie gestrichen. Folge: höheres steuerbares Einkommen, mehr Steuern.
Hast du Einkünfte deklariert ohne Belege und das Steueramt zweifelt an der Vollständigkeit, kann es eine Veranlagung nach Ermessen erlassen (DBG Art. 130 Abs. 2). Die Schätzung fällt regelmässig höher aus als die effektive Realität.
Bei systematischer Belegfehlung kann ein Steuerhinterziehungs-Verfahren eröffnet werden — mit Bussen von einem Drittel bis zum Dreifachen der hinterzogenen Steuer (DBG Art. 175). Details im Spoke Was passiert bei nicht deklariertem Nebenverdienst?.

Mit anderen Worten: Belege sind dein einziger Schutz. Sie kosten dich nichts in der Lagerung, aber sehr viel im Unterlassen.

7. Praxis: das 10-Minuten-System

Direkte Antwort: Drei Mal pro Jahr 10 Minuten reicht. Du musst nicht jede Woche aufräumen.

Bei jeder Auszahlung sofort speichernAuszahlungs-Mail kommt. Du druckst sie als PDF in den Ordner 02-Auszahlungs-Mails. Aufwand: 30 Sekunden.
Quartalsweise AbgleichAlle drei Monate: 10 Minuten Excel-Eintrag pro Plattform. Eine Zeile pro Auszahlung mit Datum, Brutto, Gebühr, Netto.
Jährliches Closing am 31. DezemberPlattform-Jahresübersichten exportieren. Bank-Jahresauszug ziehen. Alles in den Ordner 2025/. README.txt schreiben mit Total und Anomalien. ZIP packen, Cloud-Sync prüfen. Aufwand: 30 Minuten.

Wer das so macht, hat im Februar für die Steuererklärung 95 % vorbereitet. Du musst nur noch das Total in die richtige Ziffer (ZH) oder den richtigen Code (BE) eintragen. Mehr dazu in den Spokes Steuererklärung Zürich Nebenverdienst und Steuererklärung Bern Nebenverdienst.

8. Was bedeutet das für dich konkret?

Belege sind kein bürokratischer Selbstzweck — sie sind dein Schutzschild gegen Schätzungen, gegen Rückfragen, gegen Abzugs-Streichungen. Zehn Jahre klingt lang, aber mit einer guten Ordnerstruktur und einem PDF-Drucker ist der Aufwand minimal.

Plattformen mit Schweizer Bezug machen das normalerweise einfach: TestingTime liefert klare Statements, AmPuls schickt Auszahlungs-Mails mit Detail, Cashback-Apps haben Export-Funktionen. Wir betreiben selbst eine Schweizer Plattform — Videte — und stellen unseren Nutzern eine Jahresübersicht im Account bereit. Auszahlungen werden zudem als E-Mail-Bestätigung verschickt, sodass du je einen Beleg auf Plattform- und auf Mail-Ebene hast. Das gleiche gilt sinngemäss für alle seriösen Anbieter.

Der einfachste Schutz gegen alle Belegprobleme ist eine 5-Minuten-Routine pro Auszahlung: PDF speichern, Ordner sortieren, Excel-Zeile anhängen. Das war's.

Quellen: OR Art. 957a, GeBüV (SR 221.431), DBG Art. 152 (Verjährung), DBG Art. 175 (Steuerhinterziehung), SNB Devisenkurse.

Erinnerung Dieser Artikel ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung. Bei buchhaltungspflichtiger Selbständigkeit oder Einzelfirma gelten zusätzliche Pflichten — Steuerberater oder Treuhänder konsultieren. Stand: April 2026.