Belege für Online-Nebenverdienst: Aufbewahrungspflicht

Konkret schreibt OR 957a Abs. 3 vor: «Die Geschäftsbücher und Buchungsbelege sowie der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht sind während zehn Jahren aufzubewahren.» Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres — also bei Belegen aus 2025 zählst du ab 1. Januar 2026 zehn Jahre. Aufbewahren bis Ende 2035.

Für Privatpersonen, die Plattform-Einkünfte als Nebenerwerb deklarieren, gilt OR 957a streng genommen nicht direkt — sondern erst ab Buchhaltungspflicht (Einzelfirmen mit Umsatz > CHF 500'000). Aber: Das Steueramt kann rückwirkend bis zu zehn Jahre prüfen (Verjährung der Nachsteuer nach DBG Art. 152). Wer 2036 keine Belege für 2026 mehr hat, verliert den Beweis — und die Beweislast für geltend gemachte Abzüge liegt beim Steuerpflichtigen.

Quellen: OR Art. 957a (Buchführung), GeBüV — Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher, DBG Art. 152 (Verjährung der Veranlagung).

Ebene 1 — Auf der Plattform-Seite

• Auszahlungs-E-Mail: Bestätigung mit Datum, Betrag, Empfänger. Im Posteingang als PDF speichern.
• Plattform-Statement: Jahres- oder Monatsübersicht, oft als CSV oder PDF exportierbar.
• Account-Screenshot: Der «Auszahlungen»-Bereich der Plattform mit allen Einträgen.

Ebene 2 — Auf der Bank-Seite

• Konto-Auszug: Mit den eingehenden Überweisungen, Buchungs-Datum und Absender (Plattform oder PSP).
• TWINT-Verlauf: Falls die Plattform via TWINT auszahlt — Export oder Screenshot der App.
• PayPal-Transaktion: Bei PayPal-Auszahlungen die Detailseite mit Wechselkurs und Gebühren.

Ebene 3 — Eigene Aufstellung

• Excel oder Tabelle: Spalten Datum, Plattform, Brutto, Gebühr, Netto, Bank-Buchung. Pro Auszahlung eine Zeile.
• Eigenes README: Eine kurze TXT-Datei pro Steuerjahr mit Zusammenfassung «was war 2025?» — Total, Plattformen, Anomalien.

Diese drei Ebenen reden miteinander: Plattform-Statement zeigt CHF 250 Auszahlung am 14. März, Bank-Auszug zeigt CHF 250 Eingang am 16. März, eigene Tabelle zeigt CHF 250 in der Total-Spalte. Wer das hat, überlebt jede Rückfrage.

Die GeBüV (SR 221.431) ist die Verordnung, auf die OR 957a verweist. Sie definiert, wie elektronische Belege akzeptiert werden:

Integrität

Der Beleg darf nach der Speicherung nicht unentdeckt änderbar sein. Praktisch erfüllen das: PDF mit digitaler Signatur, ZIP mit SHA-256-Prüfsumme, Cloud-Speicher mit Versionierungs-Historie (z. B. Dropbox, Google Drive, OneDrive, Tresorit). Eine reine Word-Datei auf dem Desktop erfüllt es nicht zwingend — sie ist jederzeit änderbar.

Lesbarkeit über 10 Jahre

Das Format muss in zehn Jahren noch lesbar sein. PDF/A ist die Empfehlung — ein PDF-Standard, der explizit für Langzeit-Archivierung designt ist. Proprietäre Formate (.numbers, .pages, .keynote) oder veraltete Office-Versionen sind ein Risiko. Plain-Text (.txt) und CSV sind ebenfalls langzeit-stabil.

Geordneter Zugriff

Die Belege müssen pro Geschäftsjahr auffindbar sein — nicht in einem 5'000-Mails-Postfach versteckt. Eine klare Ordnerstruktur ist kein nice-to-have, sondern Pflicht.

Quelle: GeBüV — Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (SR 221.431), insbesondere Art. 9 (Datenträger).

Empfohlene Ordnerstruktur

Steuern/
└── 2025/
    ├── 01-Plattform-Auszahlungen/
    │   ├── videte_2025-jahresuebersicht.pdf
    │   ├── testingtime_2025-statement.pdf
    │   └── toluna_2025-payouts.csv
    ├── 02-Auszahlungs-Mails/
    │   ├── 2025-03-14_videte_chf-50.eml
    │   └── 2025-09-22_testingtime_chf-100.eml
    ├── 03-Bank/
    │   └── postfinance_2025-jahresauszug.pdf
    ├── 04-Aufwand-Belege/
    │   ├── smartphone-kauf_2025-04-12.pdf
    │   └── internet-jahresrechnung.pdf
    ├── 05-Eigene-Aufstellung/
    │   └── uebersicht_2025.xlsx
    ├── steuererklaerung_2025_eingereicht.pdf
    └── README.txt

Format-Standards

Backup-Strategie

1. Lokal: Auf deinem Rechner, im Dokumente-Ordner.
2. Cloud: Synchronisiert auf einen vertrauenswürdigen Cloud-Anbieter mit Schweizer Datenschutz oder mindestens DSGVO/revDSG-konform (Tresorit, Infomaniak Drive, Proton Drive, oder Google/OneDrive mit revDSG-Zustimmung).
3. Jahres-ZIP: Am 31. Dezember alles in eine Datei steuern-2025.zip packen, zusätzlich auf einen USB-Stick oder eine externe Festplatte legen, die du im Bankschliessfach oder bei Verwandten lagerst.

PayPal-Auszahlungen (EUR/USD)

Speichere die PayPal-Transaktions-Detailseite als PDF. Sie zeigt Brutto-Betrag, Gebühren und Netto-Betrag in der Original-Währung. Notiere zusätzlich den Wechselkurs zum Auszahlungs-Datum — z. B. von snb.ch (Schweizerische Nationalbank, tägliche Devisenkurse). Die SNB-Kurse sind die akzeptierte Referenz für die Steuerverwaltung.

Krypto-Auszahlungen

Drei Belege brauchst du:

1. Plattform-Bestätigung der Auszahlung in BTC/ETH/Stablecoin
2. Wallet-Transaction-ID (auf etherscan.io, blockchain.com etc. nachweisbar)
3. Wechselkurs-Snapshot zum Datum (z. B. CoinGecko, Kraken oder die offiziellen Daten der ESTV bei steuerlich relevanten Krypto-Werten)

Gutschein-Auszahlungen (Coop, Migros, Amazon)

Gutscheine sind eine Grauzone. Reine Sachzuwendungen ohne Bargeld-Auszahlungs-Option können nicht-steuerbar sein, wenn sie keinen klaren Geld-Wert haben. Sobald aber der Gutschein in Bargeld umtauschbar oder übertragbar ist, ist er Einkommen. Im Zweifel deklarieren — und den Gutschein-Code samt CHF-Wert dokumentieren.

Konkret bedeutet das:

• Hast du Aufwand-Abzüge geltend gemacht (z. B. Internet-Anteil, Hardware-Abschreibung) und kannst sie nicht belegen, werden sie gestrichen. Folge: höheres steuerbares Einkommen, mehr Steuern.
• Hast du Einkünfte deklariert ohne Belege und das Steueramt zweifelt an der Vollständigkeit, kann es eine Veranlagung nach Ermessen erlassen (DBG Art. 130 Abs. 2). Die Schätzung fällt regelmässig höher aus als die effektive Realität.
• Bei systematischer Belegfehlung kann ein Steuerhinterziehungs-Verfahren eröffnet werden — mit Bussen von einem Drittel bis zum Dreifachen der hinterzogenen Steuer (DBG Art. 175). Details im Spoke Was passiert bei nicht deklariertem Nebenverdienst?.

Mit anderen Worten: Belege sind dein einziger Schutz. Sie kosten dich nichts in der Lagerung, aber sehr viel im Unterlassen.

1. Bei jeder Auszahlung sofort speichernAuszahlungs-Mail kommt. Du druckst sie als PDF in den Ordner 02-Auszahlungs-Mails. Aufwand: 30 Sekunden.
2. Quartalsweise AbgleichAlle drei Monate: 10 Minuten Excel-Eintrag pro Plattform. Eine Zeile pro Auszahlung mit Datum, Brutto, Gebühr, Netto.
3. Jährliches Closing am 31. DezemberPlattform-Jahresübersichten exportieren. Bank-Jahresauszug ziehen. Alles in den Ordner 2025/. README.txt schreiben mit Total und Anomalien. ZIP packen, Cloud-Sync prüfen. Aufwand: 30 Minuten.

Wer das so macht, hat im Februar für die Steuererklärung 95 % vorbereitet. Du musst nur noch das Total in die richtige Ziffer (ZH) oder den richtigen Code (BE) eintragen. Mehr dazu in den Spokes Steuererklärung Zürich Nebenverdienst und Steuererklärung Bern Nebenverdienst.

Belege sind kein bürokratischer Selbstzweck — sie sind dein Schutzschild gegen Schätzungen, gegen Rückfragen, gegen Abzugs-Streichungen. Zehn Jahre klingt lang, aber mit einer guten Ordnerstruktur und einem PDF-Drucker ist der Aufwand minimal.

Plattformen mit Schweizer Bezug machen das normalerweise einfach: TestingTime liefert klare Statements, AmPuls schickt Auszahlungs-Mails mit Detail, Cashback-Apps haben Export-Funktionen. Wir betreiben selbst eine Schweizer Plattform — Videte — und stellen unseren Nutzern eine Jahresübersicht im Account bereit. Auszahlungen werden zudem als E-Mail-Bestätigung verschickt, sodass du je einen Beleg auf Plattform- und auf Mail-Ebene hast. Das gleiche gilt sinngemäss für alle seriösen Anbieter.

Der einfachste Schutz gegen alle Belegprobleme ist eine 5-Minuten-Routine pro Auszahlung: PDF speichern, Ordner sortieren, Excel-Zeile anhängen. Das war's.

Quellen: OR Art. 957a, GeBüV (SR 221.431), DBG Art. 152 (Verjährung), DBG Art. 175 (Steuerhinterziehung), SNB Devisenkurse.