Giustificativi per il reddito accessorio online: obbligo di conservazione

Concretamente l'art. 957a cpv. 3 CO prescrive: «I libri di commercio e i relativi giustificativi, nonché la relazione sulla gestione e il rapporto di revisione, devono essere conservati durante dieci anni.» Il termine inizia con la fine dell'esercizio contabile — quindi per i giustificativi del 2025 conti dieci anni a partire dal 1° gennaio 2026. Da conservare fino a fine 2035.

Per i privati che dichiarano i redditi da piattaforma come reddito accessorio, l'art. 957a CO non si applica in senso stretto direttamente — ma solo a partire dall'obbligo di tenuta della contabilità (ditte individuali con fatturato > CHF 500'000). Tuttavia: l'ufficio delle imposte può effettuare controlli retroattivi fino a dieci anni (prescrizione dell'imposta suppletoria secondo l'art. 152 LIFD). Chi nel 2036 non ha più giustificativi per il 2026 perde la prova — e l'onere della prova per le deduzioni fatte valere spetta al contribuente.

Fonti: Art. 957a CO (contabilità), Olc — Ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio, Art. 152 LIFD (prescrizione della tassazione).

Livello 1 — Sul lato della piattaforma

• E-mail di pagamento: conferma con data, importo, destinatario. Da salvare come PDF nella posta in arrivo.
• Statement della piattaforma: riepilogo annuale o mensile, spesso esportabile come CSV o PDF.
• Screenshot dell'account: la sezione «Pagamenti» della piattaforma con tutte le voci.

Livello 2 — Sul lato bancario

• Estratto conto: con i bonifici in entrata, la data di registrazione e il mittente (piattaforma o PSP).
• Cronologia TWINT: se la piattaforma paga tramite TWINT — esportazione o screenshot dell'app.
• Transazione PayPal: per i pagamenti PayPal, la pagina di dettaglio con tasso di cambio e commissioni.

Livello 3 — Prospetto personale

• Excel o tabella: colonne data, piattaforma, lordo, commissione, netto, registrazione bancaria. Una riga per ogni pagamento.
• Un proprio README: un breve file TXT per anno fiscale con il riassunto «cosa è successo nel 2025?» — totale, piattaforme, anomalie.

Questi tre livelli si parlano tra loro: lo statement della piattaforma mostra un pagamento di CHF 250 il 14 marzo, l'estratto conto bancario mostra un accredito di CHF 250 il 16 marzo, la tabella personale mostra CHF 250 nella colonna del totale. Chi ha questo, supera qualsiasi richiesta di chiarimenti.

L'Olc (RS 221.431) è l'ordinanza a cui rimanda l'art. 957a CO. Definisce come vengono accettati i giustificativi elettronici:

Integrità

Il giustificativo non deve poter essere modificato senza che ciò venga rilevato dopo il salvataggio. In pratica ciò è soddisfatto da: PDF con firma digitale, ZIP con checksum SHA-256, spazio cloud con cronologia delle versioni (ad es. Dropbox, Google Drive, OneDrive, Tresorit). Un semplice file Word sul desktop non lo soddisfa necessariamente — è modificabile in qualsiasi momento.

Leggibilità per 10 anni

Il formato deve essere ancora leggibile tra dieci anni. Il PDF/A è la raccomandazione — uno standard PDF progettato esplicitamente per l'archiviazione a lungo termine. I formati proprietari (.numbers, .pages, .keynote) o le versioni Office obsolete sono un rischio. Anche il testo semplice (.txt) e il CSV sono stabili nel lungo periodo.

Accesso ordinato

I giustificativi devono essere reperibili per ogni esercizio contabile — non nascosti in una casella di posta con 5'000 e-mail. Una struttura di cartelle chiara non è un optional, ma un obbligo.

Fonte: Olc — Ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio (RS 221.431), in particolare l'art. 9 (supporti di dati).

Struttura di cartelle consigliata

Imposte/
└── 2025/
    ├── 01-Pagamenti-piattaforma/
    │   ├── videte_2025-riepilogo-annuale.pdf
    │   ├── testingtime_2025-statement.pdf
    │   └── toluna_2025-pagamenti.csv
    ├── 02-Email-pagamenti/
    │   ├── 2025-03-14_videte_chf-50.eml
    │   └── 2025-09-22_testingtime_chf-100.eml
    ├── 03-Banca/
    │   └── postfinance_2025-estratto-annuale.pdf
    ├── 04-Giustificativi-spese/
    │   ├── acquisto-smartphone_2025-04-12.pdf
    │   └── fattura-annuale-internet.pdf
    ├── 05-Prospetto-personale/
    │   └── riepilogo_2025.xlsx
    ├── dichiarazione-imposte_2025_inoltrata.pdf
    └── README.txt

Standard di formato

Strategia di backup

1. Locale: sul tuo computer, nella cartella Documenti.
2. Cloud: sincronizzato su un fornitore cloud affidabile con protezione dei dati svizzera o almeno conforme al GDPR/nLPD (Tresorit, Infomaniak Drive, Proton Drive, oppure Google/OneDrive con consenso nLPD).
3. ZIP annuale: il 31 dicembre raccogli tutto in un file tasse-2025.zip, e mettilo anche su una chiavetta USB o un disco rigido esterno che conservi in una cassetta di sicurezza bancaria o presso parenti.

Pagamenti PayPal (EUR/USD)

Salva la pagina di dettaglio della transazione PayPal come PDF. Mostra l'importo lordo, le commissioni e l'importo netto nella valuta originale. Annota inoltre il tasso di cambio alla data del pagamento — per esempio da snb.ch (Banca nazionale svizzera, corsi di cambio giornalieri). I corsi della BNS sono il riferimento accettato dall'amministrazione fiscale.

Pagamenti in criptovalute

Ti servono tre giustificativi:

1. Conferma della piattaforma del pagamento in BTC/ETH/stablecoin
2. ID della transazione wallet (verificabile su etherscan.io, blockchain.com ecc.)
3. Snapshot del tasso di cambio alla data (ad es. CoinGecko, Kraken oppure i dati ufficiali dell'AFC per i valori in criptovalute rilevanti a fini fiscali)

Pagamenti in buoni (Coop, Migros, Amazon)

I buoni sono una zona grigia. Le pure prestazioni in natura senza possibilità di conversione in contanti possono non essere imponibili se non hanno un valore monetario chiaro. Ma non appena il buono è convertibile in contanti o trasferibile, costituisce reddito. In caso di dubbio, dichiaralo — e documenta il codice del buono insieme al valore in CHF.

Concretamente questo significa:

• Se hai fatto valere deduzioni per spese (ad es. quota internet, ammortamento hardware) e non riesci a documentarle, vengono cancellate. Conseguenza: reddito imponibile più alto, più imposte.
• Se hai dichiarato redditi senza giustificativi e l'ufficio delle imposte dubita della completezza, può emettere una tassazione secondo apprezzamento (art. 130 cpv. 2 LIFD). La stima risulta regolarmente più alta della realtà effettiva.
• In caso di mancanza sistematica di giustificativi può essere avviato un procedimento per sottrazione d'imposta — con multe da un terzo fino al triplo dell'imposta sottratta (art. 175 LIFD). Dettagli nell'articolo di approfondimento Cosa succede se il reddito accessorio non viene dichiarato?.

In altre parole: i giustificativi sono la tua unica protezione. Non ti costano nulla da conservare, ma costano moltissimo se li ometti.

1. Salva subito a ogni pagamentoArriva l'e-mail di pagamento. La stampi in PDF nella cartella 02-Email-pagamenti. Tempo necessario: 30 secondi.
2. Verifica trimestraleOgni tre mesi: 10 minuti di inserimento in Excel per piattaforma. Una riga per ogni pagamento con data, lordo, commissione, netto.
3. Chiusura annuale il 31 dicembreEsporta i riepiloghi annuali della piattaforma. Scarica l'estratto conto bancario annuale. Metti tutto nella cartella 2025/. Scrivi il README.txt con totale e anomalie. Comprimi in ZIP, verifica la sincronizzazione cloud. Tempo necessario: 30 minuti.

Chi procede così, a febbraio ha già il 95 % pronto per la dichiarazione d'imposta. Devi solo inserire il totale nella cifra corretta (ZH) o nel codice corretto (BE). Maggiori informazioni negli articoli di approfondimento Dichiarazione d'imposta Zurigo, reddito accessorio e Dichiarazione d'imposta Berna, reddito accessorio.

I giustificativi non sono un fine burocratico a sé stante — sono il tuo scudo contro le stime, contro le richieste di chiarimenti, contro la cancellazione delle deduzioni. Dieci anni sembrano tanti, ma con una buona struttura di cartelle e una stampante PDF lo sforzo è minimo.

Le piattaforme con riferimento svizzero di solito lo rendono semplice: TestingTime fornisce statement chiari, AmPuls invia e-mail di pagamento dettagliate, le app di cashback hanno funzioni di esportazione. Noi stessi gestiamo una piattaforma svizzera — Videte — e mettiamo a disposizione dei nostri utenti un riepilogo annuale nel proprio account. I pagamenti vengono inoltre inviati come conferma via e-mail, in modo che tu abbia un giustificativo sia a livello di piattaforma sia a livello di e-mail. Lo stesso vale, per analogia, per tutti i fornitori seri.

La protezione più semplice contro ogni problema di giustificativi è una routine di 5 minuti per ogni pagamento: salvare il PDF, ordinarlo nella cartella, aggiungere una riga in Excel. Tutto qui.

Fonti: Art. 957a CO, Olc (RS 221.431), Art. 152 LIFD (prescrizione), Art. 175 LIFD (sottrazione d'imposta), Corsi di cambio BNS.